Il CNIPA - Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione - il 19 febbraio 2004 ha apportato delle modifiche alle regole che presiedono alla riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico previste nel 2001. Sono state apportate modifiche solo in riferimento alla modalità di conservazione di grandi quantità di documenti: sarà infatti possibile l'archiviazione degli stessi apponendo il riferimento temporale e la firma digitale "su un'evidenza informatica costituita dalle sole impronte dei documenti da memorizzare".
Proseguendo nell'analisi del testo si evince che sia possibile utilizzare qualsiasi supporto che soddisfi i requisiti di cui sopra. Quindi per supporto di memorizzazione si intende quel mezzo fisico attraverso il quale si determina l'archiviazione ottica.
Sembra utile definire cosa si intende per rappresentazione digitale del documento oggetto dell'archiviazione: una sequenza di elementi binari, tramite i quali sia possibile determinare il contenuto del documento archiviato. È importante sottolineare una condizione necessaria e sufficiente affinché il procedimento sia a norma: non deve essere possibile modificare in nessuno modo la parte registrata di ciascun supporto ovvero la scrittura nel supporto deve modificare quest'ultimo in modo permanete e irreversibile. Vengono pertanto ad escludersi tutti quei supporti i quali prevedono la possibilità di cancellazione dei dati scritti anche mediante strumenti o dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione.
Per semplificare ulteriormente si può affermare che il supporto digitale è rappresentato dal cd o dvd conformi alle norme ISO 9660. Il CNIPA prevede anche che possano essere adottati altri standard, purché retroattivamente compatibili con quelli testé enunciati. Riveste un'importanza fondamentale l'identificazione dei supporti. La circolare afferma infatti che i supporti utilizzati per l'archiviazione debbono essere univocamente individuati. A tale scopo non sembrano sufficienti i codici di fabbricazione di cui ogni supporto dispone in quanto si potrebbe non avere la pratica certezza della loro unicità.
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