L'archiviazione ottica di un documento avviene mediante l'uso di uno scanner, uno strumento informatico che permette di trasformare dati su carta in dati digitali e quindi visualizzabili sullo schermo del computer e facilmente archiviabili in supporti ottici (cd, dvd, ecc.). L'Arcoiris Multimedia, in partnership con altre società informatiche, ha sviluppato un software e dei tool che garantiscono un'archiviazione elettronica efficace ed efficiente nel pieno rispetto della normativa.
Generalmente vi sono due modalità di scansione dei documenti tramite ocr (optical character recognition - riconoscimento ottico dei caratteri) e per immagine.
Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor visuale (come Microsoft Word, ad esempio). La tecnologia attuale permette ottimi risultati: questi, tuttavia, dipendono in larga misura dal grado di conservazione del documento cartaceo originale, dalla qualità di stampa dello stesso, ecc.. Pertanto spesso sono necessarie piccole correzioni. La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre preservato il testo di quest'ultimo.
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